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頭の中のごちゃごちゃをスパッと整理!簡単でスッキリするタスク管理の方法

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現代人は忙しい

1日24時間では到底時間が足りないほどに次から次へとやることが生まれます。

1日が30時間になればとどんなに願ってもそんなことは絶対に起こりません。

ゆえに平等に与えられた24時間でいかに効率よく“こなしていく”かということが重要となるのです。

こんな時代だからなのか最近ではやるべき作業や仕事を整理して管理するタスク管理というものが注目されています。

やりなれている人からすればどうということもないですが、タスク管理なんて難しそうと考えている人も多いのではないでしょうか?

今回はそんなあなたのために簡単にタスク管理をするとっておきの方法をご紹介しましょう。

タスク
タスクとは課された仕事や課題又は、コンピューターで処理される作業の最小単位のことやるべきことを最小単位まで細分化し、分けて考えることによって今何をするべきか明確にする

タスク管理とは、細かくわけて整理すること

タスク管理という言葉だけを聞くとなんだか難しいことのように思えますが実はとてもシンプルな考え方です。

タスク管理というのはやるべき事を洗い出し、それぞれを細分化したのち優先順位をふりわけ綺麗に整理することをいいます。

引き出しの中を整理するときに一度全部出してからカテゴリーや使用頻度に合わせて片付けることと同じような感覚です。

そうは言っても頭の中のものをどうやって分けていけばいいのかわからないですよね?

まずはタスク管理を簡単な4つのステップにわけてみたのでこれを参考にしてください。

タスク管理の簡単4ステップ

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では実際にタスク管理とはどのような流れで行うのか一緒に確認していきましょう。

ステップ1 頭の中のものを書き出す

まずはごちゃごちゃした頭の中にあるタスクを全て書き出してみましょう。

これには一番時間を使ってかまいません慣れてくれば短時間で出来るようになりますがはじめのうちはすぐに全部は出てこないので時間をかけて出来るだけ多くのタスクを頭の中から引き出してください。

あとでまとめる時にはEvernoteのようなクラウドサービスやスマホのメモやスケジュール機能を使った方が便利ですが、このステップでは
とにかくタスク全体を把握することが目的なので紙に書き出してしまってかまいません。

やりやすい方法で頭の中がスッキリするまで書き出せればステップ2へ移ります

ステップ2 大きなカテゴリーにわける

やるべきタスクがはっきりしたら書き出したものを2つか3つ程度の大きなカテゴリーにわけます。

大きなカテゴリーにわけることによってあとでまとめやすくすることが狙いですので深く考えずにザックリとわけてしまって下さい。

私はいつも仕事と生活にわけてタスク管理をしていますが、主婦の方などは家の中でやることと外でやることのような分け方で大丈夫です。

スマホやパソコンに打ち込んでもいいですが紙に書き出したのであれば蛍光ペンかなにかで色分けしていくのが簡単です。

これができたらステップ3へ移りましょう

ステップ3 タスクをさらに細分化する

これが最も重要なステップなので少し頭を使わなくてはいけません

タスクはより細かく分けておかないと何からしてよいのかわからないという本末転倒な状態に陥りやすいので出来るだけ具体的に細分化していきます。

例えば“トイレ掃除をする”というタスクの場合トイレを掃除する用具がなければそのタスクを完了することはできません。

そのため先に掃除用具を買いに行くというタスクを完了させる必要があり、それがわかっていないとせっかくスケジューリングしてもグダグダになってしまいます。

細分化するときはより具体的に想像しタスクを完了する為に足りないものがないかを徹底的に考えます。

足りないものがある場合はそれを補うためのタスクをあらかじめ盛り込んでいけば抜けの無い完璧なスケジュールを組むことができます。

さぁここまでくればあとはステップ4を残すのみです。

ステップ4 優先順位を振り分けまとめる

全てのタスクを細分化し本当にやるべき事がわかったらそれぞれの大きなカテゴリーごとに優先順位をつけそれぞれの所要時間やその他の要因も考慮しながらまとめていきます。

この時、スケジュール帳などを使ってまとめていくことも出来ますしスマホを使ってまとめていくこともできます。

スマホを使う場合は他の媒体であっても閲覧できるようなクラウドサービスを使ってタスクをまとめるのがオススメです。

私はEvernoteというサービスを使ってまとめていますが簡単にそれぞれのタスクをカテゴリーごとにまとめたりチェックボックスを使ってわかりやすくしたり編集や修正がどこからでもできるので大変おすすめです。

どうしても手帳を使いたいという人は最近便利な付箋やら手帳用のアイテムがたくさん出ているのでそういったものを効果的に使って
まとめていくと良いでしょう。

ちなみに必ずしも実行日ごとにまとめないといけないというわけではありません

単純に優先順に箇条書きをしてもそれがわかりやすいのであれば問題ないのです。

ひと言まとめ
タスク管理は
1.書き出す2.大きくわける3.細分化する4.まとめるという4つのステップで行うと効果的

上手なタスク管理のコツ

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以上の4つのステップで簡単にタスク管理をすることができますがもっと上手にタスク管理をするコツをあらかじめお伝えしておこうと思います。

スケジュールには余白を作る

スケジュールを組むのが下手な人の中にはとにかく空いている時間を埋めたがる癖がある人がいます。

スケジュールが空いていると不安を感じるのかとにかく埋めたい衝動にかられるのでしょうが、ここはグッと我慢してあらかじめ余裕のあるスケジュールを組みましょう

お察しの方も多いと思いますがスケジュールとはあくまで“予定”なのでそれどおりに遂行できるとは限りません。

突発的なタスクが発生したときに余裕のないスケジューリングをしていると対処できなくなり混乱することは目に見えて明らかです。

余白の時間はゆっくり休むこともできますし、空いているのがいやなのであれば後のタスクの中で前倒しできるものをやってしまえば良いだけの話なのであらかじめ意図的に余白を入れることを忘れないようにしましょう。

空き時間で出来るものだけを別でまとめておく

タスクを細かく分けていくとちょっとの時間で完了できそうな小さなタスクが生まれることがあります。

こういった小さなタスクは移動中や隙間時間を有効活用できるように別でまとめておくことがオススメです。

ちょっとの空き時間を退屈に過ごすくらいなら有意義に使って、余った時間をあとでまとめて使ってしまいましょう。

終わったタスクがわかるようにしておく

これは手帳でもスマホやクラウドサービスを使った場合でも同じことが言えますが終わったタスクに関しては完了したことがわかるように
打消し線を入れたり、あらかじめチェックを入れられるような仕組みにしておくことをおすすめします。

どれだけのタスクが消費できたかということが目に見えてわかればそれだけやっている感がでるのでモチベーション維持にもつながりやすく後のタスクを気持ちよく終わらせることに繋がります。

逆に終わったタスクを消さずに放置していてはいつまでたっても大量のタスクが目につき「やることが多すぎてもう嫌だ」となりかねないので注意が必要です。

定期的に繰り返す

タスク管理はまとめることと見直すことを繰り返すことに意味があります。

できれば毎週月曜日のように定期的に見直して必要であれば新たにタスクを組み直しましょう。

それにより、生じたズレを解消することができより効率的にタスクを消化していくことができます。

リマインダー機能を使う

皆さんがお持ちのスマホにはリマインダーアプリやリマインダーの機能がついたアプリがほぼ必ず入っています。

入っていなくても無料のものがいくらでもダウンロードできるのでそれっぽいものが見当たらないという人は一度インストールしてみてください。

特にiPhoneについているリマインダーはとても便利でホームボタンを長押しして起動させる“Siri”に「○○時にリマインドして」や「ここを出る時にリマインドして」と話しかけるだけで簡単に設定してくれます。

リマインダー機能を使えばタスクを消化し忘れることがなくスケジュールどおりに動くことが出来るので予定が狂いづらく大変便利です。

-リマインダーとは-
リマインダーとは、メモやスケジュールを指定の時間や場所で通知してくれる機能でうっかり忘れを防止する効果がある。最近のスケジュールアプリなどはこのリマインダー機能を搭載しているものがほとんど。

この記事のまとめ

メモ

いかがだったでしょうか?今回の記事でタスク管理というものが簡単にできるということがわかってもらえましたか?

はじめは「そんなことやっている時間すらない!」と考えがちですがタスク管理は慣れてくるととても短時間で行えるようになります。

さらに仕事や生活などにたくさん応用できる場面があるのでぜひ、マスターしてみてください。

一日の時間を延ばすことは出来ませんがしっかりタスクを管理し予定通りに動くことで効率よく時間を使うことができるようになります。

さらに空き時間の大切さに気づくこともできるので時間を無駄にしがちな人はこれを機会に初めてみてはいかがでしょうか?

◆5分~10分程度でできる質問に答えていくと、自分の市場価値がわかります。

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